Drei Herausforderungen, die jedes virtuelle Team meistern muss

 

Szene aus einem Betrieb im Jahr 2017:

Sandra arbeitet als Business Analyst und kommt um 9 Uhr morgens ins Büro. Sie setzt sich an ihren Tisch und liest sich ihre E-Mails durch. Sie hat eine Nachricht von Paolo, der in einer anderen Zeitzone lebt und gearbeitet hat, während Sandra schlief. Sie leitet eine E-Mail mit ein paar Fragen an Vera weiter, die in einer anderen Niederlassung des Unternehmens gleich in der Nähe arbeitet, und telefoniert dann mit einem Lieferanten, der in einer anderen Stadt lebt. Bevor Sandra ihren ersten Kaffee getrunken hat, hat sie bereits mit drei Kollegen zusammengearbeitet. Keiner dieser Kontakte fand jedoch persönlich statt. Kommt Ihnen dies bekannt vor?

Technologische Neuerungen formen nicht nur unsere Arbeit neu, sondern auch die Zusammenarbeit in Teams. Virtuelle, verteilte Teams gibt es immer häufiger, denn Unternehmen können dabei den passenden Mitarbeiter für jede Aufgabe aussuchen, unabhängig davon, wo dieser lebt. So kann Zeit und Geld gespart werden. Aber es gibt auch einen Nachteil: Die Kommunikation in einem virtuellen Team kann eine grosse Herausforderung darstellen und bei den Teammitgliedern zu Frust und fehlender Übersicht führen. Dies generiert oft Leerläufe und viele Abstimmungsmeetings sind nötig, damit alle auf demselben Stand sind.

1. Hindernis: Fehlendes Verständnis

Wenn wir von virtuellen Teams sprechen, denken wir oft nur an die örtliche Entfernung und nicht an die unterschiedlichen Zeitzonen, Sprachen, Kulturen und Religionen sowie viele andere Faktoren. Kollegen können im gleichen Gebäude, aber in einem anderen Stockwerk, oder am anderen Ende der Welt arbeiten. Ein Team ist vielleicht nur zum Teil oder ganz virtuell aufgebaut.

Mitarbeiter in verschiedenen Büros haben unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungen. Es gelten möglicherweise andere Arbeitsrechte und andere Urlaubs- und Feiertagsregelungen.

Einer der grössten Fehler von Leitern virtueller Teams ist es, anzunehmen, dass alle Büros dem eigenen ähneln.

 

Lösung: Kulturen kennenlernen

Lernt das örtliche Umfeld und die Umstände für jedes Teammitglied kennen. Dazu gehören auch kulturelle Normen und religiöse Verpflichtungen. Wenn ihr einen Kollegen in einem anderen Land habt, informiert euch über die jeweiligen Sitten und Gebräuche am Arbeitsplatz. Wir empfehlen für den Einstieg das Handbuch „Executive Planet“ (Link ist auf Englisch).

Erstellt ein Notizbuch in Evernote, um alle diese Informationen zu speichern und einfach weitergeben zu können. Aber am wichtigsten ist die Kommunikation mit euren Kollegen. Findet heraus, ob ihre Anforderungen und die eures Teams übereinstimmen.

 

2. Hindernis: Schlechte Kommunikation

Jeder, der schon einmal eine Diskussion über Facebook oder Twitter geführt hat, weiss, dass Nuancen in Schriftform oft verloren gehen. Das liegt daran, dass ein grosser Teil unserer Kommunikation nonverbal ist. Wenn wir von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen, erhalten wir visuelle Anhaltspunkte (wie Gesichtsausdruck oder Körpersprache) oder paralinguistische Hinweise (wie Lautstärke oder Sprechpausen).

MISSVERSTÄNDNISSE IN DER KOMMUNIKATION SIND FÜNFMAL HÄUFIGER, WENN WIR UNS DABEI NICHT PERSÖNLICH GEGENÜBERSTEHEN.

Ohne diese nonverbalen Anhaltspunkte geht der Kontext verloren, der uns beim Auswerten des Gesagten hilft. Bei einem Witz kann zum Beispiel der Sarkasmus oder die Ironie auf dem Weg zum Gesprächspartner verloren gehen. Man vergisst auch oft, dass nicht jeder einen umgangssprachlichen Ausdruck oder Verweise auf die Populärkultur versteht.

E-Mails sind im Vergleich zu anderen Kommunikationsmethoden sehr anfällig für Missverständnisse. Wir verfassen oft lange und sehr informationsgeladene E-Mails, aber da das Gespräch asynchron verläuft, haben wir meist nicht die Möglichkeit, Dinge weiter auszuführen oder uns zu korrigieren. Man sendet jemandem eine E-Mail, aber das heisst noch lange nicht, dass sie vom Empfänger auch gelesen wird.

Manche Antworten sind auch nicht sehr hilfreich: Wenn jemand mit „Ja“ auf eine E-Mail antwortet, heisst das, dass er die vorgeschlagene Idee toll findet oder sie nur gezwungenermassen akzeptiert? Hat der Empfänger die Details verstanden? Ist er bereit, die nächsten Schritte einzuleiten, oder stimmt er lediglich im Allgemeinen der beschriebenen Idee zu?

 

Lösung: Kristallklar formulieren

Bei der Zusammenarbeit in virtuellen Teams solltet ihr nicht vergessen, dass die Teammitglieder verschiedene Ausdrucksformen haben und euch nicht immer verstehen.

Für die Kommunikation via E-Mail kurze und knappe Nachrichten verwenden. Wenn man scrollen muss, ist die Nachricht nicht klar genug. In dem Fall wäre ein Anruf oder ein Meeting passender.

Wenn es um Anfragen oder terminliche Verpflichtungen geht, benutzt die 3W-Methode. In allen Nachrichten sollten diese drei Punkte klar hervorgehoben werden:

  • Wer
  • macht WAS
  • bis WANN

Seht euch eure E-Mails, Chats und Meetings-Notizen der letzten Zeit durch. Sind diese drei Punkte in allen Aufgabenstellungen enthalten? Falls nicht, wisst ihr, wo ihr eure Teamkommunikation ganz einfach verbessern könnt.

Fazit: Gebt euch bei der Kommunikation besondere Mühe, wenn eure Gesprächspartner euer Gesicht und eure Körpersprache nicht sehen können, und stellt Fragen, falls etwas nicht klar ist. Mit diesen Vorsichtsmassnahmen können ihr euch so einige Probleme ersparen.

 

3. Hindernis: Falscher Kommunikationskanal

Die Kommunikation über E-Mail birgt jedoch ein noch viel grösseres Problem in sich: Virtuelle Teams wählen nicht immer den richtigen Kommunikationskanal und dies kann negative Auswirkungen auf das Vertrauen im Team haben.

Es gibt zwei Arten von Vertrauen: Zwischenmenschliches und aufgabenbasiertes.

Das zwischenmenschliche Vertrauen wird durch gemeinsame Erfahrungen und Interessen aufgebaut. Der schnellste Weg dazu ist der direkte und persönliche Kontakt. In einem neuen virtuellen Team sollten sich die Mitglieder so früh wie möglich persönlich kennenlernen und dabei besprechen, wie die Zusammenarbeit aussehen soll.

Aufgabenbasiertes Vertrauen wird durch Hilfsbereitschaft, Verlässlichkeit, Pünktlichkeit und gute Qualität erzielt. Dies lässt sich einfacher erreichen, wenn die richtige Kommunikationsform eingesetzt wird. Würdet ihr bei einem Wohnungsbrand eine E-Mail an die Feuerwehr schreiben?

Wenn man als Team entscheidet, in welchen Situationen Videokonferenzen, Anrufe, Chats oder E-Mails eingesetzt werden sollen, kann dies positive Auswirkungen auf die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Terminen und das notwendige Vertrauen im Unternehmen haben.

 

Lösung: Vereinbarung zur Kommunikation im Team verfassen

Im Evernote Büro in Zürich, erarbeiteten wir eine Vereinbarung aus, in der Regeln, Verantwortlichkeiten sowie nicht erwünschtes Verhalten definiert wurde. Jedes Team hat ganz individuelle Anforderungen, hier findet ihr jedoch einige Punkte, die ihr in euer Abkommen aufnehmen könnt:

  • Reihenfolge der bevorzugten Kommunikationskanäle: Wenn möglich, anrufen, sonst per Chat und dann erst via E-Mail
  • Für Teams, die Evernote Business nutzen: Richtlinien für freigegebene Notizbücher, Notiztitel und Schlagwörter
  • E-Mails nach 20:00 Uhr nicht mehr lesen
  • Keine BCC-Empfänger in E-Mails
  • Kalendereinladungen immer mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten
  • Kein Multitasking und keine Nebengespräche in Meetings
  • Alle Aufgabenstellungen enthalten die 3 Ws
  • Ausnahmen: Was gilt als dringend und welche Regeln können ausgesetzt werden?

 

Fazit: Einigt euch als Team, wie ihr zusammenarbeiten wollt. Sprecht offen darüber und legt klare Erwartungen fest, um Vertrauen aufzubauen.

 

Wie kann ich das für mich und mein Team anwenden und wo erfahre ich mehr über Evernote?

In Kollaboration mit Comsoft, veranstalten wir eine Webinarserie, der wir die grössten Probleme beim modernen Arbeitsplatz beleuchten. Im ersten Webinar vom 21. September 2017 (11:00 - 11:45 Uhr) zeigen wir Ihnen wie Sie erfolgreich Projekte mit Evernote Business realisieren können.

 

Hier mehr erfahren.

Webinar 1: Erfolgreich Projekte realisieren mit Evernote Business

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